用一張白紙,每天準時下班?「5步驟」精準管理時間,告別焦慮窮忙人生|健談交流 Ep.13
學會「5步驟」把1天當2天用,大大幫你增加工作效率!
#1天當2天用 #幫你克服拖延
今天要和你分享一個超級簡單、馬上可以使用的方法,那就是只用一張白紙,讓你大大增加工作效率!讓自己每天準時下班!
✦ 價值75萬台幣的時間管理法 (00:40)
在1900年初期,美國有一個鋼鐵公司的總裁叫舒瓦普,他問效率專家艾維有什麼方法,可以把鋼鐵公司管理的更好?效率專家就教了他一個簡單的方法,幾個星期之後,這個效率專家收到了一張兩萬五仟美金的支票。是的,就一個簡單的、提升效率的方法,讓這個鋼鐵公司的老闆願意支付兩萬五仟美金給這個效率專家。那麼到底是什麼方法呢?今天就把這個兩萬五仟美金的策略送給大家!
這個效率專家還說:每天都必須這樣做,不能間斷。當你對這個方法深信不疑的時候,也叫公司的每個員工都這麼做。如果你覺得我的方法可以幫你的公司提升效率、多賺一些錢的話,看你覺得這個策略價值多少,你就寄張支票給我吧!後來他就收到了一張兩萬五仟美金的支票了。
以上就是傳說價值兩萬五仟元的時間管理的故事,故事講得很簡單,但是還有很多細節需要具體了解,才可以更好的執行。下面,我結合自己實踐的經驗,來和大家詳細的說說這個時間管理的方法。很多人是怎麼開始一天的工作呢?可能是坐在辦公桌前一邊吃早餐、一邊打開電子郵件信箱和即時通訊軟體,順便再看一下Facebook。但是如果這樣子的話,我們的早上可能已經毀掉一半了,我們會不知不覺會浪費掉許多時間、我們會做一堆不是最重要的事情,然後到了準備下班的時候才發現,最重要的事情漏掉了,最後只能加班來完成它。
長期這樣下去的話,我們會發現,咦!?怎麼整天都在打遭遇戰,什麼叫遭遇戰呢?就是一支軍隊走在路上,無預警的突然遇到了敵軍埋伏,被敵人偷襲了,在手足無措的情況下,倉促應戰,那想必下場一定很慘了。所以我們工作一定要事先安排,不能整天被進度追著跑、每天都在打遭遇戰。有句話說得很有道理,「沒有準備,就等於準備失敗;沒有控制,就會失控」。那麼如何提前安排每天的工作呢?下面是我建議使用的規劃步驟。
✦ 第1步:睡前安排明日工作 (03:49)
在前一天晚上,就列出隔天所有的待做事項。比如列出了十項工作。不是用腦袋想一想就好了,而是一定要用紙筆寫下來,我的心得是用紙筆寫下好過於用電腦寫。因為用電腦打字,很容易分心去做其他的事情,用紙筆寫,同時讓自己的眼睛離開螢幕、休息一下,是比較好的做法。如果前一天晚上沒有列出來,那麼一大早的第一件事情,就是安排今天的行程。不要在沒有安排的情況下就開始幹活,那是很危險的事情。
✦ 第2步:排定優先順序 (04:36)
我們會發現工作事項也符合八十二十法則,也就是百分之二十的工作,可以帶來百分之八十的績效,剩下的百分之八十的工作,可能只帶來百分之二十的績效。所以要練習找出那百分之二十的重點工作。想做的事情太多,不可能每一件事情都做。問問自己,這十項工作當中,如果我的時間只夠做一件事情,那會是哪一件呢?好,把這一件列為第一件事。然後再從九件事情當中,問問自己:這九件事情當中,如果只能做一件事情,那會是哪一件呢?依此類推。把順序安排好。如果我們對於順序安排有疑慮的話,我們也可以和主管討論,到底哪一個工作要放在前面先做,相信他可以給我們很棒的建議。
✦ 第3步:將工作排入時間表 (05:51)
就像學生時代上課有課表一樣,早上八點到十點上英文課,十點到十二點上數學課。我們也要安排自己的課表。比如早上八點到十點準備簡報,十點到十點半收信和回信。十點半到十二點和打電話開發客戶。如此把待做事項按照優先順序,塞進時間表內。一定會有些事情塞不進去,不過至少那些最重要的事情,都排在最前面了。塞不進去的事情,也屬於比較不重要的事情,只好隔天再做,或是等重要的事完成之後再做。
這邊要特別說明,如果有大型的專案的話,要把它分割成小區塊,陸續完成。比如我們一個星期之後要交出一份大報告,那我們可以星期一到星期三,三天各花一個早上,每個早上完成三分之一,星期四和星期五可以檢查,以及和同事、主管討論。因為我們不可能花星期一一整天一次性完成,因為星期一還有許多其他事情要做。所以要把大專案,分割成一塊一塊小工作,一天完成一些。這樣子比較符合實際的工作情況。
✦ 第4步:按表操課 使命必達 (07:19)
一大早進公司之後,拿出寫著六件事的白紙或筆記本,按照時間表開始行動。除非工作或是情況很特殊,不然千萬不要一大早就查看手機、email信箱、看新聞。趁著精神最好、最有效率的時候,開始做最重要的事情,一直做一直做一直做都不要停。如果有同事找我們聊天,我們就和他說我們中午吃飯的時候再說。如果有人電話打給我們講私事,就和他說我現在不能講電話,然後掛掉他。用力做完第一件事情之後,在我們的筆記本上把第一件事劃掉。然後再做第二件事情,依此類推。
養成這樣的方式之後,我們的執行力會大大增加。就算這件事情做起來很痛苦、很頭痛、很不想做,但是因為我們已經安排好了時間表,所以務必要按表操課、用力的做下去。我們會發現,一件看起來好像很難做的事情,一旦我們開始做一點之後,我們發現,咦!好像也沒那麼難,越做越進入狀況、越做越上手。做完之後我們會超有成就感的。我們發現自律越來越強了。自律就是在對的時間做對的事情,即使我們不想做,依然要做。如果我們前一天沒有安排,我們就會一直逃避那個很難做的事情,一直拖、拖到最後來不及了、拖到別人來催我們的時候,我們才開始做,那個時候做起來一定又不開心、效果又不好,不如一開始就安排主動做好。
✦ 第5步:不斷練習 掌控時間 (09:01)
一天過後,我們要檢視時間表,哪些完成了?哪些沒有完成?沒有完成的原因是什麼?是分心了?或是被不可抗力的事情打亂了?或是我們高估了自己的工作能力了?要如何改進?如果沒有按表操課,也不要氣餒,再接再勵,再繼續安排明天的六件事情和明天的時間表。長期的、不間斷的操練下去。
最後幫大家複習一下,時間管理五個步驟:第一步驟:在前一天晚上,就列出隔天所有的待做事項。第二步驟:排定優先順序。第三步驟:按照順序把事項安排到時間表。第四步驟:使命必達的用力完成時間表。第五步驟:反省與重覆。
最後我想問你一個問題,現階段你最缺乏這五大步驟的哪一個步驟呢?歡迎把你的答案,或是你的任何心得,留言在我們Youtube影片的下方。如果大家覺得今天的內容對你有幫助的話,還請各位觀眾多多留言、訂閱與加小鈴鐺哦!我們下次見!Bye bye !
▍複習筆記 ▍
第1步驟:在前一天晚上,就列出隔天所有的待做事項。
第2步驟:排定優先順序。
第3步驟:按照順序把事項安排到時間表。
第4步驟:使命必達的用力完成時間表。
第5步驟:反省與重覆。
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